Le procesus de médiation

Initiation de la relation

Les réunions préliminaires avec chacune des parties et avec leurs avocats.
La préparation de la médiation par les parties.
La préparation de la médiation par le médiateur.

Le processus: Développements, consolidation et fin de la relation :

1. Phase de collecte de l’information

Le médiateur rassemble l’information sur le différend et entend les positions des parties et il essaie d’avoir un aperçu de ce qui est important pour chacune des parties concernées. En permettant aux parties de comprendre mutuellement ce qui est important pour chacune, un climat de confiance peut déjà être créé dans cette première phase.

2. Formulation des positions

Le médiateur va écouter chacune des parties dans sa vision et sa position quant au différend et veiller à ce que cela soit bien compris, tant par le médiateur que par la (ou les) contrepartie(s). Il se peut, que par la seule élimination de malentendus éventuels et de problèmes de communication, une image plus rude que la réalité du différend ait été présentée. Par la séparation claire du contenu du différend et du malaise créé par les émotions, les valeurs, les préjugés et les aprioris, les parties prennent conscience du problème réel auquel une solution doit être apportée.

Le médiateur donne la possibilité aux parties, autour de la table, de donner leurs versions des faits qui a conduit au différend ainsi que leurs interprétations, visions ou points de vue sur ceux-ci. C’est la phase de collecte des informations par le médiateur pour arriver à une image la plus objective possible de ce qui s’est produit et comment les parties observent et éprouvent cela. Déjà à ce stade le médiateur va tenter de déminer les escalades du conflit présent pour faire prendre conscience aux parties de leur vision respective et donc restaurer la confiance entre parties à un niveau qui permet de négocier de manière raisonnable.

3. Définir les besoins et les intérêts

En se fondant sur les positions des parties, le médiateur va clarifier sur base des apports des parties quels sont les intérêts de chacune d'elles et ce de manière exhaustive. Il est important que tous les intérêts soient pris en compte afin d'être bien certain qu'un intérêt caché ne puisse pas in fine faire échouer la négociation.

Pour cette raison, le médiateur demandera aux parties de confirmer formellement qu’il n’existe pas d’autres intérêts que ceux repris sur la liste.

4. Le caucus

Il peut arriver qu’une partie soit réticente à s’exprimer librement en présence de(s) l’autre(s) partie(s). Des réflexions de nature diverse peuvent exister à la base de cela, et le médiateur ne va émettre aucun avis ou jugement à cet égard. Lorsque cela se produit, le médiateur peut proposer aux parties d’avoir un entretien séparé avec chacune d’entre elles. Pendant un tel entretien avec chacune des parties à titre particulier dont la durée convenue est mesurée de manière équilibrée, le médiateur prend connaissance en toute confiance de ce qui ne peut pas être dit en présence de(s) l’autre(s) partie(s), pour quelque raison que ce soit.

Tout ce qui est dit lors du caucus restera confidentiel entre le médiateur et la partie concernée, à moins que celle-ci n’accepte d’apporter certains éléments au débat. Ce traitement équitable des parties et la confidentialité sont nécessaires pour garantir parfaitement la neutralité du médiateur. Néanmoins le médiateur pourra, grâce à la vue plus large ainsi acquise, mieux gérer la médiation et prévenir les blocages ou les résoudre par des interventions adéquates. Ce moyen propre à la médiation est un puissant instrument qui ne connaît pas son pareil dans d’autres règlements de différends. Il sera donc veillé à l’usage judicieux de celui-ci par le médiateur dans la négociation.

Un traitement équitable et confidentiel sera pratiqué par le médiateur agréé qui restera neutre. Le médiateur décidera seul de l'opportunité de la tenue d'un tel caucus.

5. Formulation d'options de solution

Le médiateur explore ensemble avec les parties les options de solutions possibles et les aide à définir quelle solution correspond le mieux aux besoins et aux intérêts.

Une médiation est et reste une négociation où on souhaite atteindre le meilleur résultat pour le client. La seule différence avec une négociation est le fait qu’un tiers est impliqué, qui est le guide du processus et conduit les parties à la recherche d’une solution.

Les médiations ne doivent pas obligatoirement avoir lieu en présence des avocats. Lorsque c’est le cas, l’avocat doit jouer un rôle créatif et constructif. L’avocat intervient bien moins dans une médiation que dans une procédure ordinaire. Le client est celui qui négocie son affaire avec la contrepartie, assisté par l’avocat, qui joue un rôle créatif et de conseil. Il n’est pas plaidé durant une médiation et le médiateur ne doit pas être convaincu, mais bien la contrepartie qui finalement se mettra d’accord avec le client sur le règlement. L’avocat veille évidemment que les droits fondamentaux de son client soient respectés et se montre flexible dans les situations changeantes. Il aide le client dans la formulation de solutions créatives et possibles. Cet important travail doit être réalisé préalablement en grande partie afin d’apparaître bien préparé au départ.

6. Choix d'option(s) de solution

Dès que les parties ont généré de manière de plus ou moins exhaustive tous les éléments qui pourraient apporter une partie de la solution globale du litige, il appartient au médiateur de stimuler les parties, d’en faire des différents paquets de solutions possibles. Sur base de leurs intérêts et besoins, les parties s’efforceront de trouver le paquet, qui correspond au mieux à leurs intérêts réciproques.

Avant de concrétiser les choix dans des textes, il est conseillé que le médiateur fasse avec les parties un test de faisabilité de l’exécution de la ou les solution(s). Pour qu’une solution soit exécutée de bonne fois dans tous ces aspects, il est nécessaire d’évaluer en avant les conséquences pratiques de ce qu’on envisage comme accord définitif et durable. Ceci fait que les parties acceptent en pleine conscience leur accord et l’exécuteront sans quoi l’une ou l’autre se sentirait desservis.

7. Formulation d'un accord

Il est toujours possible que la médiation s’achève sans accord ou avec un accord partiel. Dans le cas d’une médiation ordonnée par le juge, les parties l’informent de l’issue de la médiation. Lorsqu’elles ne sont pas parvenues à un accord, elles peuvent solliciter un nouveau terme pour la médiation ou demander que la procédure soit poursuivie.

Lorsqu’une médiation est menée à bonne fin, un accord écrit peut être rédigé le jour-même, en présence de toutes les parties, les avocats et le médiateur ou avoir lieu plus tard. Les avocats peuvent se charger de la rédaction de l’accord mutuel. L’accord de médiation est signé par les parties et par le médiateur qui signe avec elles.

Lorsque les parties arrivent à un accord avec l’aide du médiateur – avec ou sans l’assistance (permanente) des avocats, il est mis par écrit et signé par les parties. Le projet d’accord rédigé en médiation peut toujours être soumis par les parties à leurs avocats pour avis avant signatures et homologation.

La rédaction de l’accord de médiation doit veiller à ce que tous les points du contentieux ont été réglés et que les solutions convenues sont bien comprises par toutes les parties. L’avocat joue un rôle actif avant, en cours et à la fin de la médiation, tant à propos du protocole que l’accord de médiation sont rédigé. Il se soucie aussi du traitement serein et correct du problème. Durant la médiation elle-même il se comporte toujours de manière positive et constructive par le soutien qu’il apporte à son client.

8. Mettre fin à la médiation

La médiation est un processus volontaire. Il est possible de suspendre voire de mettre fin à celle-ci à tout moment dans le chef des parties et/ou du médiateur. A tout moment, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement à la médiation ; le médiateur aussi. Le médiateur peut mettre fin à la médiation lorsqu’il estime qu’il serait contre-indiqué de la poursuivre.

Pendant la médiation, vous pouvez suspendre le processus, pour consulter votre avocat s’il n’est pas présent ou toute autre personne (expert….). La médiation peut conduire à un accord, total ou partiel ou non. En cas d’échec total ou partiel d’une médiation judiciaire, la procédure reprend son cours. Si c’est une médiation volontaire qui échoue, rien n’empêche les parties de porter le litige en justice ou devant un de nos arbitres.

9. Homologation d'un accord

9.1. Contexte

Le but des parties à une médiation est de gérer leur différend, voire d’aboutir à un accord de médiation. L’accord de médiation est la convention dans laquelle elles établissent tous les faits et droits qui dans le futur seront valables entre elles et qui incarnent pour elles la solution du conflit. Puisque l’accord de médiation est une convention entre deux parties, cette convention n’a pas de force exécutoire en soi : si l’une des parties n’exécute pas l’accord volontairement, la partie récalcitrante ne peut pas être forcée à l’exécution sur base de l’accord.

Afin que l’accord de médiation puisse recevoir une force exécutoire, une étape supplémentaire est nécessaire : l’homologation de l’accord de médiation par le juge. L’accord de médiation est soumis au juge par une partie au moins avec la demande de lui accorder la force exécutoire. L’accord homologué peut être remis avec la décision du juge à un huissier de justice en vue de l’exécuter contre la partie défaillante. La procédure d’homologation diffère selon que l’accord de médiation est intervenu dans le cadre d’une procédure volontaire ou d’une médiation judiciaire. Les accords de médiation qui sont intervenus sans l’assistance d’un médiateur agréé ne peuvent être homologués telle qu’elle. Le caractère exécutoire peut être établi également par un autre moyen, comme par exemple, un acte notarié.

9.2. Homologation après une médiation volontaire

L’accord de médiation doit être intervenu avec l’assistance d’un médiateur agréé qui a signé cet accord avec les parties. Une des parties ou toutes les parties ensemble peuvent demander par requête l’homologation de l’accord par le juge compétent. Lorsque toutes les parties procèdent ensemble, l’intervention d’un avocat n’est pas requise. Par contre si une ou plusieurs des parties - mais non toutes ensemble - demande l’homologation, la requête doit être signée par un avocat. Le protocole de médiation et l’accord de médiation sont joints à la requête en homologation. Ces documents sont déposés au greffe du juge qui serait compétent si le conflit avait été soumis aux tribunaux. Dans la majorité des cas, c’est le Tribunal de première Instance.

Certaines matières juridiques doivent toutefois être soumises à un autre juge, comme par exemple, les conflits locatifs qui sont soumis au Juge de Paix. Les parties peuvent désigner dans un accord mutuel le juge territorialement compétent. Le juge doit vérifier si le protocole de médiation satisfait aux conditions légales, si le médiateur est agréé et si l’accord de médiation n’est pas contraire à l’ordre public ou s’il nuit aux intérêts de mineurs. Le juge effectue ce contrôle en Chambre du conseil, en principe en l’absence des parties, sur base des documents déposés. Si le juge veut une explication supplémentaire il peut demander aux parties de venir lui apporter.

La décision d’homologation a la même valeur qu’un jugement d’accord mutuel. Les coûts liés à l’homologation consistent en le droit de greffe pour la requête, 52,00 EUR* (27,00 EUR pour le Juge de Paix). Lorsque le juge accorde l’homologation le greffe délivre contre paiement de 2,85 EUR* par page (1,50 EUR pour le Juge de Paix) un titre exécutoire dénommé "expédition" de cette décision d’homologation par laquelle l’huissier de justice peut procéder le cas échéant à l’exécution forcée.

*Prix indicatif, tarif 2013

9.3. Homologation en cas de médiation judiciaire

La médiation trouve sa place dans le cadre d’un litige pendant devant le juge. Sur requête des parties, le juge nomme par un jugement intermédiaire un médiateur agréé. Si les parties parviennent à un accord de médiation elles peuvent le présenter ensemble ou séparément au juge auquel l’affaire est confiée. Le juge procède au même contrôle que pour une médiation volontaire, en particulier du protocole de médiation et de l’accord de médiation et il a la même compétence pour entendre les parties. S’il accorde l’homologation, le litige est terminé et le juge délivre un jugement d’accord qui peut être mis à exécution par l’huissier de justice. Les droits de rôle ne sont pas dus parce que le juge est déjà saisi du litige et dans le cadre de cette constitution d’instance il est satisfait au droit de rôle.

La partie qui veut présenter ce jugement d’accord pour exécution judiciaire doit encore payer pour le titre exécutoire – l’expédition – du jugement d’accord.

9. 4. Homologation en cas de médiation “libre”

Les médiations sans l’assistance d’un médiateur agréé sont par facilité désignées comme médiations “libres”. L’accord qui découle d’une telle médiation ne peut pas être homologué par le juge. Si les parties veulent malgré tout conférer la force exécutoire à leur accord, elles peuvent se rendre ensemble chez un notaire qui donnera à leur accord la forme d’un acte notarié. Le notaire peut délivrer un titre exécutoire de l’acte notarié et un acte notarié est ainsi exécutoire par un huissier de justice.